Hankesuunnitelma

Suomi-Venäjä-seuran hallitus asetti lokakuussa 2008 työryhmän valmistelemaan seuran ”Uudet tuulet” järjestöhanketta vuosille 2009-2011. Työryhmän puheenjohtajana on toiminut seuran hallituksen jäsen Seppo Leino ja jäseninä olivat Sanna Iskanius, Juha Heikkala, Matti Ukkola, Tuija Mäkinen, Päivi Kärnä, Outi Alava, Merja Hannus ja Matti Moilanen.

 

Seuran säännöt 2 § määrittelee järjestön tarkoituksen seuraavasti:

”Seuran tarkoituksena on edistää Suomen ja Venäjän kansalaisten välistä ystävyyttä ja yhteistyötä sekä tuottaa tätä tukevia palveluita. Seura toimii Suomen ja Venäjän kulttuuri-, ympäristö- ja talousyhteistyön laajentamiseksi sekä lähialueiden ja suomensukuisten kansojen suhteiden kehittämiseksi.”

 

Suomi-Venäjä-Seuran hyväksytty strategia 2008-2011 määrittelee seuran tarkoituksen ja seuran toiminnan painopisteet:

1. Kansalaistoiminta

2. Palvelutoiminta

3. Projektitoiminta

 

Suomi-Venäjä-Seura on Venäjän hyvin tunteva, yhteistyön kahdenvälisesti ja kansainvälisesti hallitseva, seuraavia korkeatasoisia palveluja tarjoava kansalaisjärjestö:

· kansalaisten Venäjä-tuntemuksen ja osaamisen edistäminen

· kulttuuriyhteistyö

· erikoismatkailu ja rajan ylittäminen

· Venäjä-yhteistyön tieto- ja asiantuntijapalvelut

· tapahtumat

· viestintä

· järjestöpalvelut

 

Suomi-Venäjä-Seura ja sen eri organisaatiotasot hyväksyivät uudet säännöt kokouksissaan 2007-2008. Sääntöjä uudistettiin ottaen huomioon uuden yhdistyslain mahdollistama kevennys hallintoon ja mukaan otettiin sähköinen tiedotus osana järjestötiedottamista.

 

Suomi-Venäjä-Seura on koko Suomessa toimiva kansalaisjärjestö, joka tällä hetkellä organisaation osalta rakentuu Keskusjärjestöön, 5 piirijärjestöön ja 255 osastoon.

Henkilöstöresurssien osalta seuran palveluksessa on keskusjärjestössä 11 henkilöä ja piirijärjestöissä 9 henkilöä eli yhteensä 21 henkilöä. Lisäksi piirijärjestöjen palkkaamina 6 henkilöä.

 

Suomi-Venäjä-Seura on uudistanut toimintaansa kansalaisjärjestönä.

Lisääntyvänä toimintalohkona seuran toimintaan on 2000-luvulla tullut projektitoiminta.

Seuran matkatoimiston VenäjänMatkojen matkailutoimintaa on kehitetty viimeisten 4-5 vuoden aikana. Seuran tekemä projektitoiminta ja matkatoimisto VenäjänMatkojen toiminta on järjestötoimintaa tukevaa toimintaa, joka suuntautuu myös laajasti jäsenkentän ulkopuolelle.

Seuran perinteisenä toimintaosa-alueena on kansalaistoiminta. Laajemmin ajateltuna järjestötoiminta, johon kuuluu niin kulttuuritoiminta kuin palvelutoimintakin kaikessa laajuudessaan. Kulttuuritoiminnan osalta seura on varmasti ainoita ystävyysseuroja, joka edelleen pystyy järjestämään ison kulttuuriryhmän valtakunnallisen konserttikiertueen.

 

Jokainen järjestö kehittääkseen toimintaansa ja aktivoidakseen jäsenistöään ja nimenomaan uusia jäseniä toimintaansa tarvitsee jatkuvaa oman organisaation kehittämistä ja järjestötoiminnan uudistamista jotta ollaan voimakkaita tänään ja myös huomenna..

Seuran strategia ja seuran oman organisaation järjestötoiminnan ja konkreettisen toiminnan kehittäminen kulkevat rinta rinnan.

 

Uudet tuulet –järjestöhankkeen lähtökohtana on tuoda uutta toiminnallista sisältöä Suomi-Venäjä-Seuran toimintaan. Yksi konkreettinen tavoite on lisätä niin seuran osastojen kuin yksittäisten jäsentenkin vuorovaikutusta seuran toiminnassa.

Uudet tuulet -järjestöhankkeen tavoitteena tulee olla mielekäs ihmisiä yhdistävä, sisällöllinen ja mukava yhdessä suunniteltava ja toteutettava toiminta jossa jokaisella jäsenellä ja yhteistyötaholla on mahdollisuus osallistua ja kehittää toimintaa omalla panoksellaan.

Järjestötoiminnan tulee olla myös hauskaa ja uusia kokemuksia antavaa.

 

Suomi-Venäjä-Seurassa ollaan toteutettu 2000-luvulla Osasto 2011 hanketta, joka lähtee olemassa olevan organisaation sopeuttamisesta tulevaisuuden haasteisiin. Tavoitteena on strategiakaudella 2008-2011 kehittää osastojen toimintaa ja osastojen yhdistymisten kautta päästä noin 150-180 osaston koko valtakunnan kattavaan osastoverkostoon.

Seuran henkilöstössä on tapahtunut uudistus. Yli puolet nykyisestä henkilökunnasta on tullut seuran palvelukseen 2000-luvulla.

Seuran uudistumisprosessi ja uudet toimintalohkot ovat tuoneet esille myös kysymyksen henkilöstön jaksamisesta, johon Uudet tuulet -järjestöhanke omalta osaltaan myös vastaa.

Suomi-Venäjä-Seura kansalaisjärjestönä tarvitsee uusia aktiivisia, toimivia jäseniä ja heille valmiuksia edelleen kehittää osastojensa järjestö- ja palvelutoimintaa.

Uudet tuulet – järjestöhankkeella tuetaan nimenomaan seuran perusosastojen ja perusjärjestöissä toimivien jäsenten ja myös seuran toimintaan osallistuvien sidosryhmien toimintaedellytyksiä.

 

Suomi-Venäjä-Seuran keskeinen haaste on edelleen olla valtakunnallinen toimija, jolla on laaja toimiva koko maata kattava piirijärjestö ja osastoverkko ja aktiivinen jäsenistö joka toteuttaa seuran strategiaa ja sääntöjen mukaista toimintaa. Seuralla on myös laajat suorat yhteydet Venäjälle paikallisiin Suomen ystävyysseuroihin ja eri viranomaistahoihin niin keskusjärjestö-, piirijärjestö- kuin osastotasollakin.

Järjestötoiminnan perustana on aktiivinen ihminen ja ihmiset jotka muodostavat paikallisen osaston. Yhteisenä ulospäin suuntautuva toimintamme tapahtuu Suomi-Venäjä-Seuran toimintana.

Suomi-Venäjä-Seuralla on tällä hetkellä 12.463 maksavaa henkilöjäsentä, 229 vapaa ja kunniajäsentä sekä 413 yhteisöjäsentä. Henkilöjäsenistä noin 2/3 on liittynyt 2000-luvulla, joten luontaista uudistumista jäsenyydessä on tapahtunut.

Kansalaisjärjestön perusta on jäsenistö. Seuran toiminnan kehittäminen vaatii innovaatioita, joilla voimme entistä tiiviimmin saada jäsenet ja sidosryhmät kiinnitettyä toimintaamme.

Normaali vaihtuvuus seuran luottamushenkilöissä on yksi tulevaisuuden haaste.

 

Uudet tuulet – järjestöhankeen tavoitteena on järjestötoiminnan vahvistaminen. Tämä kohdistuu eri organisaatiotasojen luottamushenkilöihin kuin seuran henkilöstöönkin. Keskeinen avain seuran toiminnan edelleen kehittämiseen on koulutus ja koulutuksen kautta kehittää seuran toimintaa ja osastojen hanketoimintaa. Uudet tuulet –järjestöhankkeen työryhmä yhteistyössä Sivistysjärjestöjen ja koulutusta tarjoavien oppilaitosten ja muiden yhteistyötahojen kanssa edelleen kehittää koulutustapahtumien sisältökysymyksiä ja koulutuksen uusi tuulia myös toteuttamistavan osalta.

Järjestöhankkeen kautta etsitään ja tuetaan uutta luovaa innovatiivista toimintaa.

 

Osaamisen kehittäminen:

1. Luottamushenkilö ja osastoaktiivikoulutus

· Osastojen luottamushenkilöiden koulutus ja uusien osastoaktiivien koulutus, joka toteutetaan osana nykyistä luottamushenkilökoulutusta.

· Järjestön eri osa-alueiden koulutustarjonta

Projektikoulutus

Viestintäkoulutus

Osastojen kohdennettu koulutus: puheenjohtajat, sihteerit

Taloushallintokoulutus

Toimintatapahtuman suunnittelu, yhteistyö muiden toimijoiden kanssa

 

2. Henkilöstökoulutus

· Henkilöstön vahvuuksien lisääminen henkilökohtaisen koulutustarpeen kautta joka käydään kaikkien kanssa läpi vuosittain kehittämiskeskustelun yhteydessä.

· Henkilöstön yhteinen koulutus joka kohdistuu järjestötoiminnan uusien haasteiden käsittelyyn ja uusien toimivien käytäntöjen juurruttamiseen osaksi järjestökulttuuria.

 

Uudistuva toiminta ja toimintakokeilut

1. Uusien toimintamuotojen ja toimintakokemusten siirto seuran eri organisaatiotasojen välillä

· Uusien toimintamuotojen ja innovaatioiden kehittäminen ja toteuttaminen osastotasolla, jota tuetaan osastojen kehittämishankkeiden kautta.

 

Järjestön imagon ja näkyvyyden nostaminen

1. Luottamushenkilöiden aseman vahvistaminen järjestössä.

2. Järjestön yhteiskuntasuhteiden vahvistaminen eri organisaatiotasoilla.

3. Tiedotus palvelemaan järjestön kehittämistyötä.

 

 

Aikataulu

Uudet tuulet -järjestöhanke aloitetaan vuoden 2009 syksyllä yhteistyössä seuran eri organisaatiotasojen kanssa ja se jatkuu 2011 loppuun.

Uudet tuulet –järjestöhankkeen perusrunko:

Vuonna 2009 – hankkeen järjestöllinen markkinointi ja käynnistäminen

Vuonna 2010 - hanketoimijoiden sitouttaminen ja innostaminen. Laajempien koulutustapahtumien käynnistäminen

Vuonna 2011 – hankkeen laajempien koulutuskokonaisuuksien vuosi

 

Valmistelu- ja toteutusaikataulu

Uudet tuulet –järjestöhankkeen ohjausryhmänä toimii nimetty hanketyöryhmä, jossa on seuran eri henkilöstöryhmien edustajia, järjestökoulutuksen ammattilainen ja seuran hallinnon luottamushenkilöitä. Hanketyöryhmän vetäjänä toimii seuran resurssipäällikkö.

Hanketyöryhmässä on ollut jo suunnittelu- ja käynnistämisvaiheessa järjestökoulutuksen ammattilainen.

Järjestöhankkeen toteuttamiseen kytketään alueellisesti yhteistyö sivistysjärjestöjen ja oppilaitosten kanssa. Sivistysjärjestöyhteistyön ja oppilaitosyhteistyön kautta löydetään varmasti järjestökoulutuksen ammattilaisia alueellisella tasolla ja sivistysjärjestöyhteistyön kautta saadaan myös taloudellista tukea itse koulutustilaisuuksien järjestämiseen.

 

 

Uudet tuulet –järjestöhanke:

· Koulutus

· Luottamushenkilöiden aseman vahvistaminen

· Seuran kehittäminen asiantuntijaorganisaationa

· Seuran toiminnan kehittäminen

Uudet tuulet järjestöhankkeen toteutuksessa käytetään uusia toimintatapoja ja –muotoja. Hyödynnetään uusia koulutuksellisia ja pedagogisia ja osallistuvia menetelmiä.

 

Toimijat

Uudet tuulet – järjestöhankkeen toimijoina ovat keskeisesti seuran aktiiviset luottamushenkilöt ja työntekijät ja alueellisesti tapahtuva yhteistyö sivistysjärjestöjen ja oppilaitosten kanssa. Sivistysjärjestöyhteistyön ja oppilaitosyhteistyön kautta saadaan alueellisesti lisäresursseja ja kouluttajia itse järjestökoulutustapahtumien suunnitteluun, että kouluttajiksi.

Uudet tuulet -järjestöhankkeen keskeisenä tavoitteena on löytää alueellisesti aktiivisista luottamushenkilöistä ”muutosagentteja” jotka omalla panoksellaan ja perusjärjestöyhteyksillään vievät järjestöhanketta eteenpäin.

Henkilöstökoulutuksella lisätään henkilöstön valmiuksia osallistua hankkeen toteuttamiseen.

Keskusjärjestön hallituksen ja piirijärjestöjen hallituksien jäsenet ovat Uudet tuulet -järjestöhankkeen keskeinen ”muutosagenttien” kohderyhmä.

Uudet tuulet -järjestöhanketta koordinoi valittu hanketyöryhmä ja resurssipäällikkö yhteistyössä piirijärjestöjen toiminnanjohtajien kanssa.

 

Kattavuus

Järjestöhanketta toteutetaan seuran kaikilla organisaatiotasoilla.

Järjestöhanke kohdistuu.

1. Osastojen luottamushenkilö- ja aktiivikoulutukseen

2. Seuran henkilöstön koulutukseen

3. Hyvien toimintojen ja uudenlaisen toiminnan ja toimintakulttuurin juurruttamiseen seuran kaikilla organisaatiotasoilla.

4. Seuran luottamushenkilöiden aseman vahvistamiseen

 

Työpanos ja työnjako

Keskusjärjestö

Keskusjärjestön osalta järjestöhankkeesta vastaa resurssipäällikkö yhteistyössä järjestöhanketyöryhmän ja omien alueensa vastuullisten työntekijöiden kanssa. Keskusjärjestössä muodostetaan oma järjestötyöryhmä (tiimi) henkilöstön keskuudesta ideoimaan hankkeen käytännön toteutusta saadun palautteen pohjalta.

Keskusjärjestön henkilöstön ”jalkauttaminen” piirijärjestöjen koulutustapahtumiin oman toimensa ja vastuualueensa kysymyksissä.

· Valtakunnallisen kouluttajarekisterin perustaminen

· Koulutussisältöjen kehittäminen ja luominen sekä koulutuksen sisältöjen vuosittaisesta yhteisestä sisältökysymyksistä sopiminen

· Todistukset järjestökoulutukseen osallistuneille

 

Piirijärjestöt

Piirijärjestön henkilöstön osallistuminen oman alueensa koulutussuunnitelman tilaisuuksiin ja järjestöhankkeen vuosittaisiin koulutustilaisuuksiin. Piirijärjestöjen alueella järjestöhankkeessa tehdään yhteistyötä sivistysjärjestöjen kanssa.

· Piirikohtaisten koulutustilaisuuksien organisointi ja toteuttaminen

· Kouluttajayhteistyö sivistysjärjestöjen kanssa.

 

Osastojen alueelliset koulutustilaisuudet.

· Kouluttajien hankkiminen osastojen alueellisiin koulutustilaisuuksiin

Sivistysjärjestöt

Alueellinen yhteistyö seuran piirijärjestöjen ja sivistysjärjestöjen kanssa.

· Koulutustapahtumien suunnittelu- ja talousyhteistyö

 

 

Uudet tuulet -järjestöhankkeen talouden perusresurssit ovat budjetoidut

· Luottamushenkilökoulutusavustus piirijärjestöille

· Henkilöstökoulutusmäärärahat

· Osastojen kehittämisavustukset

· Uudet tuulet –järjestöhankkeelle budjetoitava erillinen tuki vuosille 2010-2011

· Alueellinen yhteistyö sivistysjärjestöjen kanssa

Käytännössä osa järjestöhankkeeseen liittyvistä toiminnoista voidaan tehdä jo nykyisten resurssien uudelleensuuntaamisen kautta.

 

Luottamushenkilökoulutus

Seuran vuoden 2009 budjetissa on varattu 8.000 euroa seuran luottamushenkilöstökoulutukseen piirijärjestöjen panostaessa vastaavan summan.

· Vuoden 2009 järjestöhankkeeseen liittyvät aloitustilaisuudet syyskaudella 2009 ovat osa luottamushenkilökoulutusta.

· Luottamushenkilökoulutukseen varattu määräraha kohdennetaan vuosina 2010-2011 järjestöhankekoulutukseen. Lähtökohtana on suunnata osa nykyisestä osastojen kehittämisavustusmäärärahasta järjestöhankekoulutukseen.

 

Henkilöstökoulutus

Seuran vuoden 2009 budjetissa on varattu 10.000 euroa seuran henkilöstökoulutukseen. henkilöstökoulutuksen tarve ja kohdentaminen tehdään henkilöstön kehittämiskustelujen yhteydessä tammikuussa 2010.

Lähtökohtana, että henkilöstökoulutus tukee myös Uudet tuulet -järjestöhanketta.

· Seuran henkilöstölle suunnattu järjestöllinen koulutus

· Ostopalveluna hankittu henkilöstökoulutus

 

Osastotoiminnan kehittämisavustukset

Seuran vuoden 2009 budjetissa on varattu 15.000 euroa osastojen kehittämistoiminta-avustuksiin, piirijärjestöjen panostaessa vastaavan summan.

· Osastojen kehittämisavustuksia kohdennetaan nimenomaan osastojen innovatiivisiin uutta toimintaa luoviin hankkeisiin.

· Vuosina 2010-2011 osa kehittämisavustuksesta suunnataan luottamushenkilökoulutukseen joka kohdistuu piirijärjestöjen toteuttamana tasapuolisesti kaikille osastoille.

 

Järjestöhankkeen vuosien 2010-2011 budjetointi tehdään hankesuunnitelman ja toteutettavien koulutustilaisuuksien ja hanketoiminnan edellyttämässä laajuudessa. Lähtökohtana uudet tuulet järjestöhankkeen budjetoinnissa on myös piirijärjestöjen osallistuminen järjestöhankkeen toteuttamiskuluihin. Osa myös taloudellista yhteistoimintaa on aluekohtainen yhteistyö sivistysjärjestöjen kanssa 2010-2011.

 

 

Luottamushenkilökoulutus

Luottamushenkilökoulutus on keskeinen tapa lisätä uusien jäsenien kiinnittymistä järjestöön ja antaa perusvalmiuksia ja tietoa seurasta uusille osastoaktiiveille.

Luottamushenkilökoulutuksen sisältö ja tavoitteet on rakennettava koulutuskokonaisuuksiksi.

Tavoitteena on koulutuksen rakentaminen porrasmaisesti, josta muodostuu eri tasoilla tehtävä koulutuskokonaisuus.

· Valtakunnallinen järjestökoulutus

· Piirijärjestöjen yhteistyössä toteuttama koulutus

· Piirijärjestöjen koulutus

· Osastoalueiden koulutustilaisuudet

 

Henkilöstökoulutus

Seuran henkilökunnan koulutustarve kartoitetaan vuosittain käytävien kehittämiskeskustelujen kautta. Henkilöstökoulutuksessa painotetaan strategiakaudella järjestön kehittämistoimintaan liittyvää koulutusta jotka omalta osaltaan lisäävät henkilöstön valmiuksia järjestötoiminnan kehittämiseen.

Järjestöhankkeen koulutussisältöjen osalta räätälöidään myös henkilökunnan yhteisiä koulutustilaisuuksia entistä vahvemman ”punaisen langan” aikaansaamiseksi järjestötoiminnassa ja yhteistä toiminnansuunnittelua ja täytäntöönpanoa.

 

 

Luottamushenkilökoulutus

· Kokoustoiminnan Uudet tuulet

· Projektitoiminta

· Onnistuneen tapahtuman suunnittelu ja toteuttaminen

· Järjestön viestintä ja tiedottaminen

· Järjestötalous

· Jäsenhankinta

· Projektimainen tapa toimia

· Viestintä- ja esiintymistaito

 

Henkilöstökoulutus

· Järjestöjohdon koulutus – ulkopuolinen koulutus ostopalveluna

· Järjestön kehittämisen Uudet tuulet – koulutus – yhteinen henkilöstön koulutus

 

Suomi-Venäjä-Seuran perustan luo aktiiviset toimivat jäsenet.

Seuran strategiassa on hyväksytty joka toinen vuosi toteutettava jäsenhankintakampanja. Uudet tuulet –järjestöhankeen keskeisenä tavoitteena on perusosastotoiminnan vahvistaminen ja sen suuntaaminen osastoaktiiveihin ja uusiin jäseniin.

Vuonna 2011 toteutetaan seuraava jäsenhankintakampanja, joka suunnitellaan ja toteutetaan seuran kaikilla organisaatiotasoilla osana Uudet tullet –järjestöhanketta.

 

Seuran projektitoiminta tukee sääntöjen mukaista toimintaa. Tavoitteena on projektien kautta luoda näkyvyyttä ja saada uusia yhteistyökumppaneita niin Suomesta kuin Venäjältäkin.

Uudet tuulet -järjestöhankkeella tuetaan koulutuksen kautta seuran, piirijärjestöjen ja osastojen projektitoiminnan osaamista ja kehittymistä.

 

Suomi-Venäjä-Seura on nykyaikainen ja aktiivinen kansalaisjärjestö.

Viestinnän osalta seura näyttäytyy ulospäin yhtenä kokonaisuutena Suomi-Venäjä-Seurana.

Yhtenäinen näkyminen luo myös seuran omaa imagoa

 

Sähköinen viestintä

Seuran kotisivut tukevat järjestötyötä ja osastojen toimintaa. Kotisivuja kehitetään edelleen osastoja palvelevaan suuntaan ja interaktiivisia palveluja kehitetään:

· Osastopalvelut kohdasta löytyy ”osastokaavakkeita” ja osastoissa tarvittavaa materiaalia.

· Kehitetään edelleen piirijärjestökohtaisesti koulutustilaisuuksiin ja matkoille ilmoittautumismahdollisuutta myös sähköisesti.

· Jäsenkysely- ja palaute mahdollisuuden kehittäminen osana kotisivujen kehittämistä.

· Jäsenrekisterin uudistamisen yhteydessä selvitetään tekniset mahdollisuudet kehittää jäsenrekisteripalveluita myös osastotasolle osana kotisivuja.

· Osastojen omien kotisivujen luonti ja kehittäminen.

Kotisivuille osastopalvelut kohtaan laaditaan oma Uudet tuulet –järjestöhankeosio, johon kerätään hyviä onnistuneita, innovatiivisia kokemuksia seuran eri organisaatiotasojen toiminnasta.

 

Sähköinen ryhmämarkkinointi

· Piirikohtaisten kuukausitiedotteiden tekeminen ja lähettäminen sähköisesti kaikissa piirijärjestöissä.

· Acces-tietokantaohjelman / Jäsenrekisterin hyödyntäminen sähköisen tiedotuksen apuna.

· Seuran sisäisen atk-verkon kautta kaikki aluetoimistot pääsevät seuran H-asemalle.

Osana Uudet tuulet –järjestöhanketta pyritään kaikilla organisaatiotasoilla lisäämään sähköistä viestintää.

 

Kontakt -lehti ja esitteet

· Jäsenlehti Kontaktin välityksellä tuodaan esille onnistuneita toimintakokeiluja ja siirretään tietoa hyvistä toiminnoista muille osastoille

· Nykyisiä seuran esitteitä uudistetaan tarvittaessa.

· Selvitetään seuran esittelyvideon valmistaminen (kustannuskysymykset ?)

· Keskusteluryhmien Facebook perustaminen.

 

Seuran näkyvyyden parantaminen

Kansalaisjärjestötoiminnassa suuri paino on henkilökohtaisilla suorilla kontakteilla.

Uudet tuulet –järjestöhankkeen kautta hankitaan ja siirretään kokemuksia suurelle yleisölle suunnatuista tapahtumista turuilla ja toreilla.

Katutason tapahtumat ja niissä tapahtuva henkilökohtainen viestintä ulospäin on näkyvää toimintaa jolla tavoitetaan uusia ihmisiä.

Uudet tuulet – järjestöhanke on yhdessä tekemistä !